Tất nhiên rồi, tất cả nhiều rủi ro liên quan đến tiền bạc đều không hề đơn giản chút nào. Đối với việc dự trù kinh phí cho một event cũng không ngoại lệ, và nó lại càng “khó nhằn” với các sự kiện diễn ra trong thời gian dài và quy mô lớn. Nhiệm vụ của bạn là làm sao cho mọi điều nên thật hoàn chỉnh, một vài quyết định quan trọng phải thật nhanh và chính xác nhưng một số chi tiết nhỏ cũng phải thật chu toàn.

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Thực sự, rất nhiều bạn mới “dấn thân” vào con đường tổ chức sự kiện thì việc dự trù kinh phí là một khâu mà bạn nên dành một vài thời gian cũng như là công sức. Nếu bạn để sót hạng mục thì bạn sẽ bị thiếu hụt ngân sách và sẽ cho khách hàng thấy sự không chuyên nghiệp của bạn, điều này thì thật không hay một chút nào.

Bạn nên dự trù làm sao cho số tiền đưa ra là một sự dự trù tối thiểu nhưng cũng phải đáp ứng đủ chi phí thiếu hụt đối với một vài khoản phát sinh sau đó. Không chỉ với đa số sự kiện lớn mà đa số sự kiện nhỏ cũng rất nên việc dự trù kinh phí. Vậy làm sao thể có một bản dự trù kinh phí như vậy? Sau đây là một số gợi ý.

công ty tổ chức tất niên

Hãy chú ý đến Proposal

Bạn nhất định phải nghiên cứu thật kỹ Bảng kế hoạch của sự kiện đó, có như vậy bạn mới có thể biết được chúng ta phải chuẩn bị cho đa số tiết mục nào. nhiều bạn rất chủ quan bỏ qua không đọc kỹ phải vô tình dự trù thiếu soát những hạng mục chủ yếu. điều này thật không đáng có, và hậu quả là bạn không có ngân sách cho mục này rồi đấy.

Bước kế tiếp, người làm event phải liệt kê đầy đủ danh mục hàng hóa và dịch vụ cần thiết cho việc thực hiện về số lượng, chất lượng và chi phí. Tùy loại hình sự kiện và nội dung của nó mà những hạng mục sẽ được định là như thế nào cho phù hợp.

Ngoài ra, đa số sự kiện mà người muốn tổ chức thường đưa ra một ngưỡng giới hạn về ngân sách. Khi đó, bạn cần biết “Liệu cơm gắp mắm”. nếu như ngân sách thiếu hụt, chúng ta nên kiểm tra lại danh mục hàng hóa dịch vụ đã lựa chọn, tiếp tục loại trừ nhiều khoản có mức độ cần thiết thấp để bảo đảm ngân sách đã cho.

Một yếu tố chủ yếu khác là “Đừng bao giờ quên chi phí dự phòng cho sự kiện”. Một sự kiện luôn có thể phát sinh nhiều việc chúng ta không lường trước được. nguyên nhân vì vậy, khoản dự phòng này giúp đỡ người làm event hạn chế những nguy cơ thất bại. Chi phí dự phòng thường vào khoảng 5% – 10% tùy mức độ phức tạp của từng sự kiện.