Đối với các event được thực hiện tại các tỉnh, các chuyến “chinh chiến xa nhà” thường khó khăn hơn so với nhiều sự kiện được thực hiện tại địa bàn như Thành phố Hồ Chí Minh, Hà Nội. Với các chuyến đi xa như thế này thì nên nên có những chuẩn bị khác một chút, đặc biệt là vấn đề dự toán cho team tổ chức event đó bởi lẽ có không hề ít chi phí phát sinh mà nếu không sự trù trước thì sẽ ảnh hưởng tới ngân sách. Khoản chi phí này thường gọi là “công tác phí”, bạn phải thêm nhiều khoản đi lại, ăn tại, dụng cụ, trang thiết bị. Thông thường thì người ta thường chia nhiều phần chi phí này làm 3 nhóm, cụ thể là:

công ty tổ chức tất niên

Chi phí đi lại: Khoản chi phí này thường là vấn đề đầu tiên mà những nhà tổ chức sự kiện nghĩ đến. Đó là tiền xăng, sửa xe nếu như xe hư, phạt hành chính (nếu như có).hoàn chỉnh bạn nên có một khoản gọi là “dự phòng” để phòng xảy ra tình huống bất ngờ. Khi quyết toán thì bạn sẽ được hoàn trả lại chi phí này.

Chi phí ăn tại: Để tính được chi phí này, bạn hãy trả lời nhiều câu hỏi sau: Nhân sự gồm bao nhiêu người, tỉ lệ nam/nữ như thế nào, ở bao nhiêu ngày, có thể tại thêm người một phòng khách sạn hay là không (có các khách sạn tại các tỉnh họ chỉ chấp nhận số người tại một phòng nhất định, do đó bạn nên dự trù kinh phí trong trường hợp số phòng ở một vài hơn dự định). Về vấn đề ăn uống thì bao gồm ăn uống trên đường đi và ăn uống tại nơi tổ chức event. Ngoài bữa ăn chính, bạn cần tính thêm tiền chi ăn khuya cho nhân sự làm setup; café cho tài xế (nếu như có)…

to chuc su kien tong ket cuoi nam

Mua sắm vật dụng: Có các vật dụng bạn không thể mang theo mà nên mua sắm tại hiện truờng, bạn nên thật cẩn thận và tỉ mỉ trong việc liệt kê một số vật dụng này và chi phí cho chúng để không bị thiếu sót. phương pháp hoàn hảo là rà soát thật kĩ báo giá và chương trình, sau đó thì nhờ mọi người trong team ra soát lại, bởi đôi khi quá các việc khiến bạn bị rối lên và sai sót là không ngăn chặn.

Trên đây là nhiều rủi ro nên lưu ý khi tổ chức một số event ở đa số địa phương. Chắc chắn vẫn chưa thể đầy đủ vì tùy mỗi tuy mô và tính chất chương trình mà có phát sinh hay là thay đổi. Nhưng hi vọng đa số lưu ý trên giúp đỡ bạn khắc phục bớt phần nào sai sót trong những ngày đầu làm công việc tổ chức sự kiện tại tỉnh xa.