Ông bà ta có câu “Đầu xuôi đuôi lọt”, do đó trong bất kỳ sự kiện nào người ta cũng rất quan trọng khởi đầu sao cho suôn sẻ. Ngay ở một sự kiện cũng vậy, phần khai mạc hoàn hảo sẽ hứa hẹn và là động lực, tạo đà cho đa số phần còn lại diễn ra một phương pháp trơn tru, đúng như kịch bản và kế hoạch đã đề ra.

Vậy làm thế nào để chương trình khai mạc diễn ra như ý nhà thực hiện, hãy tham khảo một vài gợi ý sau để làm kinh nghiệm cho mình mình nha.

Hãy chắc chắn rằng mọi sự chuẩn bị cho chương trình khai mạc đã hoàn tất

công ty tổ chức tất niên

Người nước ngoài thường nói rằng, nếu như bạn đã chuẩn bị hoàn chỉnh thì coi như đã tốt đẹp được một nửa. bởi lẽ thế, trước giờ khai mạc nhà thực hiện sự kiện cần kiểm tra lại lần cuối sự sẵn sàng của tất cả các khâu đã đúng như những gì đã lập trong kế hoạch trước kia hoặc là chưa.

Vậy, công đoạn này bạn sẽ phải làm đa số việc gì? những việc đó cụ thể là:

kiểm tra thật kỹ về sự sẵn sàng đối với cơ sở vật chất cũng như là nhân viên, nhất là các người làm công tác lễ tân tiếp đón khách: Bố trí bàn đón tiếp sao cho trang trọng, lịch sự nhưng cũng phải phù hợp với loại event và các quy tắc phổ biến trong xã giao. Nhân viên lễ tân và PG có mặc đúng trang phục quy định trong kịch bản và xuất hiện tại vị trí được phân công hay là chưa. đa số khách VIP thông thường sẽ được đại diện ban thực hiện trực tiếp ra đón. Do đó, bạn cần phải phân công người đi kèm hướng dẫn những vị khách đặc biệt (tất nhiên bạn cũng phải bám sát theo kế hoạch).

Đối với không gian bên ngoài sự kiện cũng cần phải kiểm tra chu đáo: Đây là không gian tạo cảm nhận đầu tiên của khách mời đối với event, bởi do vậy dù thiết kế phô trương nhưng cũng phải có sự tinh tế nhất định nhằm tạo không khí phù hợp với sự kiện( đèn chiếu, thả bóng có in biểu tượng, nhạc điệu, ca múa chào mừng, máy quét sáng….).

công ty tổ chức sự kiện tất niên

Ở nơi diễn ra event phải có các nội dung đón tiếp khách một cách thức trang trọng và thân tình.

Chắc bạn cũng không phản đối, hoàn hảo đầu tiên thực sự cực kỳ quan trọng, nên bạn chuẩn bị càng chu đáo thì càng tốt nhất, hạn chế một cách tối đa các tình huống bất ngờ có thể xảy ra. Trước hết, nhân viên lễ tân mời khách vào khu vực lễ tân và nếu như có thì hướng dẫn khách các việc như đăng ký, phát thẻ….Tiếp theo là hướng dẫn khách đến khu vực nhất định đã sắp xếp theo kế hoạch. Một vấn đề nữa là bạn phải nắm chính xác số khách mời thực tế tham dự event và báo ngay số liệu này cho bộ phận điều hành và MC. Tuy nhiên, đừng quên cập nhật một cách thức thường xuyên khi có khách đến muộn.