Tổ chức đa số buổi họp báo không còn là những khái niệm quá xa lạ với mọi người tuy nhiên để tổ chức buổi họp báo thành công đây luôn là nhiệm vụ các nhà sự kiện phải luôn trăn trở. Dưới đây là một số kinh nghiệm:

Chuẩn bị chu đáo phần nội dung

Thông tin chính là yếu tố quan trọng của phần họp báo nguyên nhân vì căn bản họp báo là cung cấp thêm thông tin cho giới báo chí truyền thông. bởi do thế cần cân nhắc trong việc chuẩn bị các thông tin nên cung cấp thêm trong phần miêu tả một cách thức xác đáng nhất. Trước buổi họp báo hãy thăm dò xem sự hứng thu về nội dung thông tin của bạn với những phóng viên như thế sẽ phần nào biết được sự hứng thú về phần nội dung của bạn có thể chỉnh sửa kịp thời.

công ty tổ chức tất niên

Lựa chọn địa điểm thực hiện họp báo

Họp báo là sự kiện yêu cầu phải đáp ứng đủ tiêu chuẩn về không gian, điều kiện của phóng viên kĩ thuật viên... Do vậy các phòng họp, trung tâm hội nghị khách hàng được trang bị đa số thiết bị kỹ thuật là một trong những lựa chọn hàng đầu của event. Cũng có thể lựa chọn tổ chức ngoài trời tuy nhiên dễ gặp phải các trường họp như chuẩn bị không đầy đủ các trang thiết bị, không có bục đứng để quay phim tác nghiệp, cũng như âm thanh thu về không ít tiếng gió .

Lập danh sách khách mời (phóng viên)

Phóng viên thường được mời dưới dạng lời mời truyền thông. Do vậy lời mời nên ngắn gọn đầy đủ đa số nội dung sau: Chủ đề họp báo, địa điểm thực hiện, thời gian diễn ra họp báo, khách mời có mặt và trả lời phỏng vấn, ngoài ra nên đảm bảo lịch thiệp, trang trọng và ngắn gọn.

Bạn cần gửi email, fax trước khi gửi giấy mời chính thức khoảng 7-10 ngày tới đa số cơ quan để đảm bảo họ không quên mất lời mời của bạn.

Thảo luận với MC và người diễn thuyết

Bạn nên thực hiện gặp gỡ với những báo chí tại vì để kiểm soát được nội dung sẽ phát ngôn cũng như canh về thời lượng chủ đề họp báo, cũng như hướng dẫn cách thức trả lời đa số hỏi hóc búa từ nhà báo.

Khi lựa chọn MC nên đáp ứng các tiêu chí sau: Nói rành mạch đúng nội dung. MC nên biết điều tiết sự căng thẳng bầu không khí, lưu ý không nên có của chỉ hài hước trong buổi họp báo.


công ty tổ chức sự kiện tất niên

Thực hiện diễn tập

tổ chức diễn tập để có lường trước được sự cố cũng như để khắc phục kịp thời.

Thực hiện buổi họp báo

Ban thực hiện cần có mặt sớm hơn một giờ. rà soát cẩn thận kỹ lưỡng các trang thiết bị kỹ thuật, những khâu đón tiếp, hướng dẫn chỗ ngồi,…

Kết thúc buổi họp báo bạn nên cảm ơn chân thành tới giới truyền thông báo chí mong muốn họp tác cho lần sau.