Khi mà khối lượng công việc của 5 Even-er ngày càng tương đối nhiều thì việc thuê ngoài (Outsourcing) là một giải pháp tương đối hiệu quả. Bạn có thể có được sản phẩm chuyên nghiệp hơn mà trong khá nhiều trường hợp còn có thể tiết kiệm tiền hơn so với việc bạn tự làm. Tuy nhiên, để có thể thuê ngoài đạt chất lượng, bạn nên lưu ý 4 nội dung sau.

cho thue cong hoi su kien


1. Vận chuyển trang thiết bị, chỗ ăn tại cho khách mời.

Trang thiết bị tổ chức sự kiện có thể là hệ thống âm thanh - ánh sáng, máy chiếu - màn chiếu, cabin phiên dịch. đa số vật dụng này thường 3 công ty tổ chức sự kiện không có sẵn mà buộc phải đi thuê mướn. 5 nhà cung cấp thêm sẽ chịu trách nhiệm cung cấp thêm thiết bị, vận chuyển, quản lý và điều khiển một vài thiết bị, và người tổ chức event sẽ không nên bận tâm đến việc vận hành các thiết bị này nếu như tìm được một nhà cung cấp đáng tin cậy.

Bạn có thể nhờ sự tư vấn từ một số nhà cung cấp để thuê mướn trang thiết bị sao cho phù hợp với nhu cầu của sự kiện (ví dụ chương trình hội nghị có ca nhạc sẽ nên tương đối nhiều thiết bị hơn, hay là không gian ngoài trời sẽ khác không gian trong nhà...).

hay một sự kiện đòi hỏi phải vận chuyển hành khách và tìm chỗ tại qua đêm cho họ, hãy khám phá một công ty chuyên về tổ chức tour du lịch, họ rất chuyên nghiệp trong lĩnh vực này, có được mức chiết khấu tốt nhất từ 3 nhà hàng, khách sạn và đôi khi còn giúp đỡ bạn khá nhiều về ý tưởng cho 5 hoạt động dành cho khách mời xung quanh event chính.

cho thue pg


2. Vấn đề nhân sự và thi công lắp đặt

Ngoài một vài người chủ chốt trong một team tổ chức chương trình, còn khá nhiều nhân sự khác phục vụ cho chương trình như 3 người nổi tiếng ca sĩ, diễn viên, MC,... hay PG, PB, helper, lễ tân, quay phim, chụp ảnh bạn nên sắp thời thời gian và công việc một phương pháp hợp lí nhất.

Bạn cần thuê hẳn một nhà cung cấp lo việc dàn dựng sân khấu, in ấn một vài vật dụng trưng bày, treo gắn 3 hạng mục nhận diện (banner, standee...). Tuy nhiên, bạn cần làm việc kĩ với nhà cung cấp ngay từ đầu về kích thước, chất liệu, yêu cầu của khách hàng để họ có thể sản xuất cho phù hợp tránh sai sót trong quá trình dàn dựng nguyên nhân vì đây là hạng mục quan trọng và mất khá nhiều thời gian

nếu như bạn muốn truyền thông cho event thì tốt hãy outsource cho một đơn vị có kinh nghiệm trong việc này. Đừng tự tìm phương pháp liên hệ với 5 báo, đài hay tự viết bài PR bởi lẽ chắc chắn bạn sẽ không có giá hoàn chỉnh như đa số agency chuyên về ngành này.