Yếu tố lớn nhất có thể quyết định sự thành công của sự kiện đó là khách mời. Nếu như sự kiện của bạn thực hiện với quy mô lớn nhưng không có nhiều khách mời tham gia thì event đó không thể thành công tốt đẹp. Nhưng nếu sự kiện được thực hiện với quy mô nhỏ nhưng khách mời tham gia quá nhiều thì bạn lại không thể nào quản lí cũng như phục vụ khách hàng tốt nhất thì event của bạn cũng đã thất bại.

tổ chức sự kiện họp mặt cuối năm

Để giúp bạn hiểu hiểu rõ hơn các tình huống có thể xảy ra đối với sự kiện chúng tôi đã mang đến cho bạn một số thông tin dưới đây.

Có quá ít khách mời tham gia so với quy mô của event

Nếu như bạn thực hiện một sự kiện thì đòi hỏi khách mời phải đến từ khá nhiều nguồn khác nhau điều đó có nghĩa là bạn khó có thể kiểm soát được khách mời đó là ai và tới từ thực hiện nào thì điều cần thiết bạn nên làm đó chính là mở cửa tự do cho tất cả những khách mời cũng như khán giả tới tham gia.

Không chỉ dừng lại tại đó bạn cần phải thu hẹp bớt không gian tổ chức sự kiện để tạo cảm giác khách mời đông hơn. Nếu lượng khách mời đến quá ít so với dự kiến bạn nên huy động tất cả những nguồn nhân lực để gọi điện thoại nhắc nhở khách mời tới đúng giờ để kịp cho tiến độ của sự kiện.

Có quá đông khách mời tới tham gia so với quy mô của event

Đôi khi trong thực hiện sự kiện bạn sẽ phải gặp những vấn đề đáng lo ngại về khách mời như lượng khách mời quá ít so với sự kiện hay lượng khách mời đến quá đông cũng phát sinh một sự cố cần phải giải quyết. Tại vì thế việc cần làm đầu tiên là không nhân thêm người tham dự nữa, đóng tất cả các cửa ra vào.

Nếu trong thực hiện sự kiện có khá nhiều hoạt động, hãy thông báo với khách tham dự để phân chia nhỏ lượng người ra cho những hoạt động, tránh dồn đọng lại ở khu vực chính. Còn về phần thức ăn và đồ uống thì cần phải phân công người điều phối để tránh tình trang thiếu thực phẩm cho phần sau của buổi tiệc.

tổ chức lễ khai trương

Đối với các sự kiện hội nghị, khách mời vượt dự kiến thì bạn sẽ đơn giản xử lí hơn khá nhiều. Bởi lẽ khi đó bạn chỉ cần yêu cầu thêm bàn ghế và thức ăn cho số lượng vượt dự kiến. Dù sao số lượng khách mời này cũng nằm trong tầm kiểm soát của bạn qua việc gửi thư mời hay là thông báo cho họ về event.